Denetim zaafiyeti, işletmelerin karşılaşabileceği ciddi bir sorundur ve potansiyel olarak büyük zararlara yol açabilir. Denetimler, işletmelerin faaliyetlerinin doğruluğunu, güvenilirliğini ve uyumluluğunu sağlamak için kritik öneme sahiptir. Ancak, bazı işletmeler, denetim süreçlerinde zayıf noktaları ve eksiklikleri yaşayabilir. Bu zayıflıklar, hatalı finansal raporlamaya, iç kontrol eksikliklerine ve yolsuzluklara yol açabilir. Bu makalede, işletmelerde denetim zaafiyetinin nasıl giderilebileceğine odaklanacağız ve etkili yöntemlerle işletme güvenliğini artırmanın önemini vurgulayacağız.
İç Kontrol ve İç Denetim Sistemleri
Hile araştırmalarında, hilenin ortaya çıkmasının başlıca nedeni olarak zayıf İç kontrol / İç denetim yapısı gösterilmektedir. Bu riske karşı şirketlerin, artan rekabet ortamında gerekli önlemleri almaları hem şirketlerin devamlılığını sağlayabilme hem de kurumsallaşma açısından son derece önemlidir. Hile önlemeye yönelik İç Kontrol ve İç Denetim sistemlerin uygulanması, davranış kurallarının oluşturulması, ihbar hatların oluşturulması gibi önlemler şirketleri hile ile mücadelede daha dirençli hale getirecek ve avantaj sağlayacaktır. Buna ek olarak aşağıda yer alan hile karşıtı önlemler de şirketleri korumaya alacaktır.
Hile Karşıtı Önlemler
- Kurumsal yapının oluşturulması
- İç Kontrol
- İç Denetim
- İhbar hatları
- CV İncelemeleri
- Sözleşme incelemelerindeki titizlik
Kurumsal yapının oluşturulması, İç Kontrol ve İç Denetim kitabın önceki bölümlerinde yer almıştı. Burada diğer maddelere kısaca değineceğiz.
İhbar Hatları
İşlenen hile ve suistimallerin yaklaşık %50’si ihbar mekanizması sayesinde ortaya çıkmaktadır. Uygulamasının ne kadar caydırıcı olduğunu, sadece nakdi suistimalde değil, personel müşteri ilişkisi gibi kilit konular başta olmak üzere bir çok konuda olumlu sonuçlar alındığına bizzat şahit olduğum İhbar hattı uygulaması firmalar için emniyet sibobu özelliği taşımaktadır.
Firmaların bünyelerinde oluşturacakları ihbar hatları önemli bir caydırıcılık taşımaktadır. Birçok hile önlenebilecek nitelikteyken gerçekleşmektedir; çünkü bir çalışan, yöneticisinin hileli bir davranışı olduğundan şüphelendiğinde ya da müşteri personelin hileli bir davranışından şüphelendiğinde bunu ortaya koyacak bir raporlama mekanizması yoktur. Bu nedenle işletmeler, ihbar hatları gibi hile raporlama kaynaklarını ulaşılabilir hale getirmeli ve destekleyerek geliştirmelidir. Etkili bir ihbar hattına sahip olan işletme, alınan verileri analiz eder. Bu analizler neticesine göre risk yönetim programını yeniden şekillendirmesini sağlar.
İhbar hatları genel müdüründe üzerinde direk şirket sahiplerinin kontrol ve denetiminde olmalı ki misyonunu yerine getirebilsin.
İhbar bildirimlerinin yaklaşık % 50’si çalışanlardan gelmektedir.
İhbar hattı uygulamasında dikkat edilmesi gereken önemli bir noktada ihbar eden kişinin bilgilerinin gizli kalmasıdır. İhbar sisteminin verimli ve devamlı olarak çalışabilmesi için yüzleştirme ya da başka herhangi bir neden fark etmeksizin, ihbar edenle ihbar edilen karşı karşıya getirilmemelidir.
CV İncelemeleri
Suistimali önlemenin en önemli yollarından biri de kiminle muhatap olunduğunun önceden bilinmesidir. İş ilişkisine girmeden önce alacağınız personelin cv araştırmaları bu noktada önemli yer tutmaktadır.
İşe alım öncesinde özgeçmişteki bilgiler titizlikle kontrol edilmeli ve gerekli bilgiler doğrulanmalıdır. Telefon numaraları bağımsız kaynaklardan teyit edilmeli, önceki işyeri kurumsal bilgilerinden hareket edilmeli, akademik dereceler ve gerekiyorsa sertifikalar direkt olarak ilgili kurumlardan doğrulanmalıdır.
